Expertartikel - Extern bostadsförvaltning frigör fastighetens fulla potential

Bild: Kinga Kinnunen, Head of Property Asset Management, Partner

När är det rätt tid att ta in extern hjälp?
Att lägga ut bostadsportföljen på extern förvaltning är ett strategiskt beslut som kan frigöra tid, höja kvaliteten och skapa långsiktiga värden. En primär anledning är om man som ägare vill fokusera på annat än förvaltning och att bygga och hantera organisations- och bemanningsfrågor. Till exempel om portföljen är under utveckling, omvandling eller växer och det primära för ägarna är köp/sälj och långsiktig strategi för bolaget. Det kan också handla om att fastigheterna är i behov av större renoveringar eller komplexa projektgenomföranden samtidigt som det saknas tydliga miljö- och hållbarhetsstrategier. I sådana lägen krävs specialistkompetenser samt samordning mellan teknik, administration och kommunikation för att utveckla portföljen optimalt.

Vad innebär kvalitativ extern bostadsförvaltning?
Professionell extern bostadsförvaltning innebär inte bara drift, utan att fastigheterna hanteras med ett helhetsansvar som inkluderar proaktivitet, strukturerade processer och närvaro i fastigheterna. Det är ett nära samarbete mellan drift, administration och hyresgästservice, tydlig kommunikation, snabb återkoppling och löpande mätning av hyresgästernas nöjdhet. Ägarna erhåller samtidigt löpande rapportering och rekommendationer för att kunna fatta rätt beslut.

Nöjda bostadshyresgäster är A-O
Vår erfarenhet visar att det är små men viktiga insatser i vardagen som gör stor skillnad i relationen med de boende. Att ta sig tid att svara på frågor och förklara, att återkoppla snabbt på ärenden och att vara intresserad skapar förtroende. Hyresgäster sitter ofta på värdefull information om sin närmiljö och har goda idéer kring trivsel och utemiljö, sådant som kan realiseras med relativt små insatser. Engagerade hyresgäster blir också fastighetens extra ögon och öron, vilket bidrar till trygghet och nöjdhet för alla parter. Kombinationen av personlig närvaro och professionellt bemötande är därför avgörande för en välfungerande bostadsförvaltning

Extern bostadsförvaltning ur ett transaktionsperspektiv
En professionell och strukturerad förvaltning säkerställer att fastighetsportföljen är väldokumenterad och redo för överlåtelse. På Novier ser vi ofta att portföljer vi tar över har en "ryggsäck" av eftersatt underhåll och bristande dokumentation. Det är ett omfattande men tillfredsställande arbete att skapa ordning, varefter fastigheterna hålls ”redo för försäljning varje dag” och ger i nästa steg en sömlös Due Dilligence process.

Miljö- och hållbarhetsfrågor är numer också en hygienfaktor i transaktionsprocesser. Köpare förväntar sig miljöklassificeringar och tydliga strategier Med detta på plats ökar värdet på portföljen och vi tillser att arbetet är påbörjat, dokumenterat och väl utvecklat.

Våga ta steget – och få mer tillbaka
Extern bostadsförvaltning är inte bara ett stöd utan en investering i trygghet, struktur och långsiktig lönsamhet. Genom att ta in rätt kompetens frigörs tid, kvaliteten ökar och förutsättningarna förbättras för både löpande drift, utveckling och framtida transaktioner.

För fastighetsägare som står inför ett vägval kan följande Checklista indikera behov av extern bostadsförvaltning:

• Har du tillräckliga interna resurser – eller tid att hantera dem?
• Finns det brister i dokumentation eller underhåll?
• Behöver du specialistkompetens?
• Planerar du försäljning inom 1–3 år?
• Vill du förbättra hyresgästrelationerna?
• Saknas struktur i hållbarhetsarbetet?
• Har du rätt system och digitala verktyg på plats? 

Om ett par av punkterna stämmer in kan extern förvaltning vara ett strategiskt vägval.